CODID 19 : Réunion des assemblées générales et des organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 prise en application de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie du covid 19 détermine les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé afin de leur permettre de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures prises pour limiter la propagation du covid-19 et ainsi d’assurer la continuité du fonctionnement de ces groupements.

Les dispositions ci-dessous que nous vous présentons de cette ordonnance suppléent à l’absence de clauses spécifiques dans les statuts ou le contrat d’émission et dérogent à toute clause qui s’y opposerait.

Toutefois, en ce qui concerne la possibilité de recourir exceptionnellement à la visioconférence et aux moyens de télécommunication, ces modes de consultation ne pourront être mis en place, sous réserve, dans chaque cas, que les moyens de visioconférence ou de télécommunication respectent les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l’intégrité et la qualité des débats.

Ainsi, à la condition expresse de disposer des moyens techniques adéquats et notamment d’assurer l’identification des actionnaires ou associés ou membres ou participants, les assemblées ou les réunions des organes sociaux pourront se tenir par visioconférence ou moyens de télécommunication.

Il s’agit toutefois d’une faculté pour ces derniers, qu’ils ne peuvent de surcroît mettre en oeuvre que s’ils disposent des moyens techniques adéquats. Cette faculté peut le cas échéant être mise en oeuvre lorsque le nombre d’actionnaires ou d’associés ou de membres ou de participants est restreint, ce qui facilite leur identification.

L’ensemble des dispositions de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 prise en application de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie du covid 19 sont applicables rétroactivement à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020 – correspondant au terme de la première partie de la saison 2020 des assemblées, en particulier des assemblées générales –, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat, qui ne pourra toutefois être étendu après le 30 novembre 2020.

LES STRUCTURES JURIDIQUES CONCERNEES

L’article 1er de l’ordonnance donne une liste non limitative de ces personnes et entités, comprenant notamment les sociétés civiles et commerciales, y compris les sociétés en participation, les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique, les coopératives, les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle, les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, les fonds de dotation et les fonds de pérennité, les associations et les fondations.

LES ORGANES SOCIAUX CONCERNES

Ces mesures couvrent l’ensemble des assemblées telles que, par exemple, les assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués, les assemblées spéciales, les assemblées des masses – et l’ensemble des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction – tels que, par exemple, les conseils d’administration, conseils de surveillances et directoires.

1/ En ce qui concerne les assemblées :

Convocation des assemblées des sociétés cotées :

Pour les sociétés cotées dont les membres doivent être convoquées par voie postale : lorsque celle-ci n’a pas pu procéder à la convocation de l’assemblée des actionnaires par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société, aucune nullité de l’assemblée ne sera encourue de ce fait. Ces circonstances extérieures recouvrent notamment l’hypothèse dans laquelle les sociétés cotées ont été empêchées d’accéder à leurs locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l’épidémie de covid-19.

Communication préalable à la tenue de l’assemblée des documents et informations demandées par un membre de celle-ci.

Toute communication de pièces ou d’information faite à la demande d’un membre d’une assemblée préalablement à sa tenue pourra être effectuée valablement par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique sur laquelle cette communication doit lui être faite.

Tenue de l’assemblée sans la présence physique de ses membres

Quand une assemblée générale est convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation, l’organe compétent pour la convoquer peut décider qu’elle se tient sans la présence physique de ses membres et des autres personnes ayant le droit d’y assister ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle, sous réserve de les aviser préalablement de la date et de l’heure de l’assemblée et des conditions dans lesquelles ils pourront exercer leurs droits.

Dans ce cas, les membres participent ou votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu’aménagés et complétés le cas échéant pas la présente ordonnance. Les décisions sont alors régulièrement prises.

Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister.

Si les convocations ont déjà été adressées aux membres, le lieu de l’assemblée et les modalités de participation à l’assemblée peuvent être modifiées sans qu’il soit nécessaire de renouveler les formalités de convocation, sous réserve d’en informer par tous moyens les membres trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de cette décision, pour les sociétés cette communication se faisant dès que possible par communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société

Dans le contexte des restrictions aux déplacements et rassemblements mises en œuvre pour répondre à la crise sanitaire actuelle et dans le contexte de l’épidémie de covid-19, les mesures prises ci-dessus s’avèrent nécessaires pour permettre aux assemblées de statuer sur les décisions relevant de leur compétence, dont certaines sont essentielles au fonctionnement des groupements, et dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur le financement de ces groupements, leurs membres et, dans le cas des sociétés cotées, les marchés financiers. L’application de ce dispositif exceptionnel au contexte de l’épidémie de covid-19 est soumise à une condition : l’assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation (entendue au sens large, ce qui inclut, dans les sociétés cotées, l’avis de réunion) ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.

La décision de faire application de cette mesure incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, qui peut déléguer sa compétence à cet effet au représentant légal du groupement.

Cette mesure emporte dérogation exceptionnelle et temporaire au droit des membres des assemblées d’assister aux séances ainsi qu’aux autres droits dont l’exercice suppose d’assister à la séance (tels que, par exemple, le droit de poser des questions orales ou de modifier les projets de résolutions en séance dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).

Elle est sans effet sur les autres droits des membres (tels que, par exemple, le droit de voter, le droit de poser des questions écrites et le droit de proposer l’inscription de points ou de projets à l’ordre du jour dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).

S’il est décidé d’en faire application dans le contexte de l’épidémie de covid-19, les membres participent et votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent et l’ordonnance (telles que, par exemple, l’envoi d’un pouvoir, le vote à distance ou, si l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire le décide, la visioconférence ou les moyens de télécommunication).

Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont alors avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective (tel que l’avis de réunion ou les autres documents de convocation dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions cotées) de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des autres droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister (dans ce type de société, cette information peut notamment s’inspirer du contenu de l’avis de réunion).

Dans le contexte de l’épidémie de covid-19, une attention toute particulière devra être apportée à la rédaction du texte de la convocation adressée aux membres de l’assemblée et aux autres personnes ayant le droit d’y assister ainsi qu’à la rédaction des rapports présentés à ces derniers et du procès-verbal qui sera établi suite à ces réunions.

Délibération de l’assemblée sans la présence physique de ses membres

L’organe compétent pour convoquer peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres qui participent à une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.

Cette disposition ne s’applique pas aux sociétés dont ce mode de consultation est prévu dans les statuts et dont les modalités sont déjà déterminées par décret en Conseil d’Etat.

La décision de recourir à la visioconférence ou aux moyens de télécommunication incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou, le cas échéant, à son délégataire. Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes.

Consultation écrite

Dans l’hypothèse où la loi prévoit que les décisions des assemblées peuvent être prises par voie de consultation écrite de ses membres, il est possible de recourir à ce mode de consultation même si les statuts ne le prévoient pas et quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.

2/ LES ORGANES COLLEGIAUX D’ADMINISTRATION, DE SURVEILLANCE ET DE DIRECTION

Tenue de la réunion des organes collégiaux

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 prise en application de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie du covid 19 étend et assouplit exceptionnellement le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour ces organes, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non.

Ainsi, le recours à ces moyens est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.

 Afin de garantir l’intégrité et la qualité des débats, les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l’identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective. A cette fin, ils doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Délibération des organes collégiaux

L’ordonnance étend et assouplit également dans le contexte de l’épidémie du covid 19 le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, que celle-ci soit déjà prévue par la loi ou les dispositions réglementaires ou non.

Ainsi, le recours à ce mode de délibération est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels. La consultation écrite doit être réalisée dans des conditions (en particulier de délais) assurant la collégialité de la délibération.